Van ‘moeten gebruiken’ naar ‘willen gebruiken’

Onderzoek wijst uit dat slechts 11% van de functionaliteit van software werkelijk wordt gebruikt. De belangrijkste reden voor deze zeer lage adoptiegraad ziet de organisatie Silverside in de te technische implementatie van deze platformen.
Het implementeren van een samenwerkingsplatform is echter een mensgeoriënteerde uitdaging. En dat vereist nu eenmaal een compleet andere implementatie aanpak.

Vandaar dat Silverside afgelopen jaren de 3G implementatie-methodiek heeft ontwikkeld om te komen tot 84% tevreden gebruikers. Deze methode is gebaseerd op het gedachtegoed van grootdenkers als Simon Sinek, Carl Gustav Jung, David Allen en Michael Sampson. Deze laatste guru haalt Silverside deze zomer vanuit Nieuw Zeeland exclusief naar Nederland voor een workshop over gebruikersadoptie!

Vanuit de filosofie "Haal eruit wat erin zit" gelooft Silverside in het beter benutten van bestaande implementaties.

Begin met Waarom

Begin iedere verandering, of het nu gaat om een verhuizing naar een andere verdieping of om de implementatie van een samenwerkingsplatform, te beginnen met de vraag ‘waarom?’.

Het meest belangrijke aspect van verandering in een software implementatie is de communicatie. Er is maar één kans om de juiste eerste indruk te maken. Om onnodige weerstand (en zelfs sabotage) te voorkomen, adviseren wij om altijd te werken en beslissingen te nemen op basis van een goede inspirerende boodschap. Werk deze vervolgens uit in een communicatieplan waarin beschreven staat hoe de communicatie richting alle betrokken medewerkers zal plaatsvinden. Dit artikel geeft hiervoor concrete handvatten aan de hand van de Golden Circle van Simon Sinek.

Elke organisatie, maar ook onze eigen carrière, functioneert altijd op drie niveaus. Wat we doen, hoe we het doen en waarom we het doen. Als alle 3 niveaus zijn uitgelijnd, geeft het ons een filter om beslissingen te nemen. Het biedt een basis voor verandering. Als alle drie in balans zijn, zullen anderen met absolute duidelijkheid en zekerheid zeggen: "We weten wie je bent. We weten waar je voor staat."

 “With a little discipline, anyone can learn to inspire. ‘Start With Why’ offers an unconventional perspective that explains WHY some people and organizations are more innovative, more profitable, command greater loyalties from customers and employees alike and, most importantly, are able to repeat their success over and over. These are not the one hit wonders. These are the ones who change the course of industries or even society.”
Bekijk de video samenvatting.

Elke organisatie weet wel WAT ze doen. Dat zijn de producten of diensten die ze bieden. Sommige organisaties weten HOE ze het doen. Dat is de value proposition, het onderscheidend vermogen, of het unique selling point. Slechts heel weinig organisaties of mensen weten WAAROM ze iets doen. Je waarom is een oorzaak, een doel, of een geloof. Waarvoor kom je uit je bed elke ochtend, of waarom bestaat onze organisatie eigenlijk, en waarom moet dat voor anderen verschil maken? Geld verdienen is daarbij nooit een waarom, dat is meer een gevolg. Een juiste WAAROM inspireert ons.
De Golden Circle van Simon Sinek visualiseert de WAAROM, HOE en WAT. De meeste organisaties en mensen werken van buiten naar binnen. We vertellen WAT we doen en HOE we het doe en daarin verschillen van anderen, en verwachten dan dat ze onze boodschap (product, nieuwe software) ‘kopen’. Het probleem is echter dat WAT en HOE niet inspireren. Feiten en cijfers mogen dan wel heel logisch zijn, maar we nemen geen besluiten op puur rationele basis.
Wanneer je wilt inspireren, dan begin je van binnenuit. Wanneer we communiceren vanuit ons doel, oorzaak, of geloof, dan communiceren we op een manier die besluitvorming en gedrag drijft. Communiceren vanuit de WAAROM raakt letterlijk het deel van de hersenen dat gedrag inspireert.


Dit heeft van alles te maken met hoe onze hersenen werken. De neo-cortex is verantwoordelijk voor al onze rationele en analytische denken en taal. En de neo-cortex correspondeert met de WAT. Ons limbisch brein is verantwoordelijk voor al onze gevoelens, zoals vertrouwen en loyaliteit. Het is ook verantwoordelijk voor al het menselijk gedrag, alle besluitvorming.

Met andere woorden, ondanks dat mensen enorme hoeveelheden gecompliceerde informatie zoals kenmerken, voordelen, feiten en cijfers kunnen begrijpen zal dit communiceren van buiten naar binnen gewoon niet gedrag sturen. Wanneer we kunnen communiceren van binnen naar buiten, praten we rechtstreeks naar het deel van de hersenen dat het gedrag en de besluitvorming regelt, en dan gaan mensen hun beslissingen rationaliseren met de neo-cortex. We denken dus dat we rationele wezens zijn, maar dat zijn we helemaal niet. Daarom kunnen we zeggen dat mensen niet kopen wat je doet, ze kopen waarom je het doet, en wat doet dient gewoon als het tastbare bewijs van wat je gelooft.
Om de Golden Circle goed te laten werken, moet je een duidelijke WAAROM hebben, een discipline van HOE en consistentie van WAT. Anderen weten pas waarom je doet wat je doet, als je duidelijk bent. Je moet consistent vanuit je waarden en uitgangspunten praten en handelen.

5x Waarom

Veel organisaties vinden het al moeilijk om een inspirerende ‘Waarom’ voor de organisatie zelf te formuleren. Wanneer er dan een nieuw samenwerkings-platform wordt geïntroduceerd kan het behoorlijk lastig zijn om ook hier een inspirerende boodschap te creëren die medewerkers inspireert en daardoor aanzet tot verandering van gedrag.

Silverside kan hulp bieden in het komen tot een goede ‘Waarom’ boodschap. Daartoe is een brainstorm workshop ontwikkeld, gebaseerd op ‘Start met het Waarom’ van Simon Sinek en het principe van de 5 Why’s van Sakichi Toyoda om de waarom van een nieuwe software implementatie en de algemene boodschap daarover helder te krijgen: 5x Waarom workshop.

Soms hebben organisaties wel een strategie, missie of een visie gedefinieerd. En wat gebeurt er wanneer we de Golden Circle van bovenaf bekijken? Dan hebben we een kegel, een piramide (of zoals bij Silverside: een toeter!). Zo kun je de Waarom, Hoe en Wat’ ook bekijken als de Missie, Visie/Kernwaarden en Strategie van een organisatie.
 

De 5 Why’s van Sakichi Toyoda is ontstaan om op een eenvoudige maar zeer effectieve manier de bron (root-cause) van een probleem te identificeren. De ‘5 x waarom’ methode is ontwikkeld om root-cause analyses uit te voeren voor productie gerelateerde problemen. We kunnen deze methode uitstekend toepassen binnen de workshop om de ‘Waarom’ van de implementatie te achterhalen. Stel de vraag ‘Waarom doen we dit?’ Waarschijnlijk zal het antwoord nog steeds een onduidelijkheid bevatten.

Net als een kind blijft vragen ‘Waarom?’ als deze iets ziet of hoort, kun je de ‘5 x waarom’ methode toepassen om net zo lang door te blijven vragen tot dit niet meer mogelijk is. Ervaring leert dat men eigenlijk steeds neigt een ‘Hoe’ te formuleren, en nog niet echt een ‘Waarom’.


In een interactieve workshop gaan we aan de slag om tot een heldere inspirerende ‘Waarom’ boodschap te komen, die medewerkers aanzet om hun gedrag te veranderen, en het gereedschap efficiënt te gaan willen gebruiken. Waarom kiezen we überhaupt voor een platform? Wat is de achterliggende gedachte en hoe gaat het ons helpen?
Vanuit de ‘Waarom’ boodschap kan het communicatieplan en het adoptieplan verder vorm krijgen. De boodschap komt in alle volgende communicatie, en adoptiematerialen (scenario’s, stappenkaarten, training, video’s et cetera) consistent terug.

3G implementatiemodel

Silverside gebruikt de Golden Circle theorie van Simon Sinek om succesvol de verandering van een implementatie te communiceren richting alle toekomstige eindgebruikers. In combinatie met de technologische adoptie levenscyclus en de vier fases van adoptie creëert het de basis laag in het Silverside 3G implementatiemodel:

1. Gebruik ‘Waarom’ om de diepere betekenis van verandering te communiceren. Richt je niet op kostenbesparing (dit is een resultaat!), communiceer de echte kijk op samenwerking;
2. Gebruik ‘Hoe’ om te laten zien hoe de makkelijke concepten in een dagelijkse werkdag toegepast kunnen worden.
3. Gebruik ‘Wat’ om te laten zien welke functies u aanlevert en de ondersteuning die u biedt in dit veranderingsproces.
4. Gebruik ‘Ondersteun’ om de mensen constant aan de ‘Waarom, Hoe en Wat’ herinneren.

Op het juiste moment communiceren over de ‘Waarom, Wat en Hoe’ van een project heeft enorme invloed op de software implementatie. Het is essentieel om juiste verwachtingen te beschrijven richting de verschillende doelgroepen en om een duidelijke en juiste manier van communiceren te hebben die past bij de ‘waarom’ en de corporate branding van de organisatie.
Het is aanbevolen om de eerste communicatie over de ‘Waarom, Hoe en Wat’ van het project te doen door middel van een lanceringsaankondiging op een (hoog) management niveau. Dit laat betrokkenheid en verplichting zien bij het project en laat duidelijk de planning van het project zien. Om opstartproblemen te voorkomen is het het beste om een bestaand communicatieplatform te gebruiken zoals bijvoorbeeld het Intranet of publicatiepunten.

Download hoofdstuk ‘Begin met waarom’

Om een bepaalde beweging of verandering kracht bij te zetten, en om hem goed over te laten komen bij de doelgroep, leert Robert, een medewerker van Target BV, dat hij moet inspelen op het gevoel en de beleving van dat publiek. Alleen maar praten over feiten en details (dus het ‘wat’) zorgt er niet voor dat mensen geïnspireerd worden. In zijn boek ‘Start with why’ stelt Simon Sinek dat de meest invloedrijke personen van de afgelopen eeuw niet groot zijn geworden door situaties vanuit het ‘wat’ te benaderen, maar juist door deze te benaderen vanuit het ‘waarom’.

Vraag het gratis hoofdstuk ‘Begin met waarom’ aan door een e-mail te sturen naar info@silverside.nl.