Finding expertise: Old way of working versus new way of working (nwow)

Finding files: Old way of working versus new way of working (nwow)

   

Tags versus folders

To organize files you need to think of some sort of categorization.

Picture Sam, who needs to structure his departments files. His department could have the need to organize files by year, by customer and by project.

In a 'folder kind of way' Sam now needs to decide which is the sub-level structure of these folders. Does he start with Year, then Customer, then Project? Or should he start with Customer, then Project, and then Year?

Whichever he chooses, he has to create a rigid form. When trying to find information you need to be more flexible in your options. Tags allow you to do just that!

Using folders

• Each file MUST be in a folder
• A file can not be in more than one folder, without making duplicates (copies)

 

 

What is my folder structure?

Should I organize files by year first, then, customer, then project? Or is it better to organize files by customer first, then project, and then year?

Choose where the file goes

Once Sam has decided for a structure for his department, the folder structure is rigid. He can only put the file in one folder, without making copies (which is also not desirable).

But what if the file is interesting for both Project B and Project C ?

Find the file I need

Once Sam has decided for a structure for his department, he can only find files either by searching for the file name, or a word in the content by using a full-text search, or by browsing through the folder structure.

All of these options have their disadvantages. None of them help him search for something a bit more ‘unknown’.

The folder structure is rigid. He can only look into one of them at a time, making it a ‘tunneled vision’.

Show me a cross-section

The folder structure is rigid. He can only look into one of them at a time, making it a ‘tunneled vision’.

But what if Sam needs to find all related fills to all years, all projects, for just customer A, but then narrowed down to only files of the type product sheet, and about the topic ‘Evergreen’?

He cannot do that with folders!

Because of the ‘tunneled vision’ he can’t do that with folders!

What if we used tags instead?

Sam shares the file in his department Community, which is like the top-level folder on the network drive for his department.

Sam adds the following tags to this file:

But what if the file is interesting for both Project B and Project C ?

Sam simply adds one more tag: Project C.

Category	Type	Form	Content
Project B	product sheet	document	Evergreen
Customer A
2015

But what if the file is interesting for both Project B and Project C ?
Sam simply adds one more tag: Project C.

When adding tags think of 4 types:

1. Content
   What is it about? What words describe the content best?
2. Type
   What type of content is it? Add keywords for types: product sheet, demo, regulation, meeting, report, issue
3. Form
   What form is it? This describes more the application used for it or the type of output (for videos and images)
   Think of: video, presentation, document, photo or image, or even more specific: mp4, gif, jpeg, 120x120 (size), colour, b/w, etc.
4. Categorization
   What would you use to categorize it? It is how you structure things.
   These are very much like what you would regularly choose as (sub-) folder names!
   Think of: Country, BU, department, team, year, project name, client, etc.

Find the file I need using tags

Once Sam has decided for a structure for his department, he can only find files either by searching for the file name, or a word in the content by using a full-text search, or by browsing through the folder structure.

All of these options have their disadvantages. None of them help him search for something a bit more ‘unknown’. The folder structure is rigid. He can only look into one of them at a time, making it a ‘tunneled vision’.

His options with tags:

1. Search on any keyword in the search bar in his department community.
   The word could be a tag, could be in the title or in the text itself!
2. Search by using the tag cloud in his department community
   The tag cloud shows most used tags, and multiple tag combinations can be used!
3. Browse through the files list and click on any of the tags shown there to filter out all files with that tag.

Tags for anything

Maybe you still think folders are ‘better’. But what about all the other content in Conenctions?

•        What about Communities, Wikis, Blogs, Forums, etcetera? How do you put this in a folder?

•        You can not put a Community in a folder. In fact, a Community is like your top-level folder!

•        You can not put wikis, forum topics or blog items in a folder.

•        But you CAN add tags to all this.

Tags are the glue that keeps it all together together.

You can find any content by searching for a tag.

5 manieren om kenis te delen zonder e-mail met IBM Connections

In Connections kun je kennis en ervaringen delen zonder e-mail. Hieronder staan een aantal toepassingen die je kunt inzetten waardoor je inbox een stuk leger en functioneler blijft.

Wat zijn de alternatieven voor samenwerken via e-mail?

Lees hieronder over de 5 alternatieven met gebruik van IBM Connections.

1. Forumdiscussies en vraag en antwoord via forums
2. Blog in plaats van E-mail
3. Wiki in plaats van E-mail
4. Bestanden delen in plaats van e-mail
5. Samenwerken in een activiteiten in plaats van e-mail

Forumdiscussies en vraag en antwoord via forums

Op dit moment wordt nog regelmatig gebruik gemaakt van e-mail om meningen over een onderwerp te inventariseren of over een onderwerp te discussiëren. Het nadeel is dat dit veel e-mailverkeer genereert en dat soms onduidelijk is wie op wie reageert.

Je kunt echter ook meningen inventariseren en een discussie voeren op een Forum binnen Connections. Elk onderwerp heeft een eigen discussie waarin alle meningen overzichtelijk getoond worden. Als het een openbare discussie is kunnen meerdere collega’s meedenken en meediscussiëren. Zo word je wellicht verrast door waardevolle informatie van een collega die je nog niet kende of van een collega waarvan je niet wist dat hij expertise heeft over het onderwerp.

Een Forum kun je toevoegen aan een community of je kunt een los forum maken in Connections.

Voordelen van Forum i.p.v. Mail

Een vraag stellen via een forum heeft als voordeel dat iedereen die hem leest en het antwoord weet hem kan beantwoorden. Je bent dan niet afhankelijk van de ene persoon die de mail ontvangen heeft. Als de persoon die de vraag per mail het antwoord niet weet, moet ie doorgestuurd worden en wellicht nog een aantal keren. Dan uiteindelijk wordt de vraag beantwoord en blijft het antwoord bij de vraagsteller.
Het delen via een (openbaar) forum heeft als voordeel dat anderen, die wellicht een soortgelijke of identieke vraag hebben, niet opnieuw mailtjes naar afzonderlijke personen gestuurd worden, maar zij lezen zowel de vraag als het antwoord. Eventueel kunnen ze een aanvullende vraag stellen, of meerdere personen kunnen aanvullende antwoorden geven.

• Discussies blijven zichtbaar en iedereen houdt het overzicht wie op welke opmerking heeft gereageerd. Conclusies kunnen na verloop van de digitale discussie getrokken worden en deze kunnen gepubliceerd worden.
• Opgedane kennis gaat ook hier niet verloren.
• FAQ opbouwen. In een forum kun je op natuurlijke wijze een FAQ opbouwen, zonder dat iemand alle informatie uit de e-mail moet verzamelen en dan opnieuw (na het maken van een of meerdere bestanden) per mail gedeeld wordt.
• De vragen en antwoorden blijven zichtbaar voor iedereen, zolang het onderwerp actueel is.

TIPS

• Houdt het forum wel actueel en schoon af en toe de discussies op door deze samen te vatten of conclusies te delen en de reacties te verwijderen.
• De eigenaar van het Forum, kan de regie voeren en niet correcte antwoorden verwijderen.
• Maak het forum openbaar, zodat zoveel mogelijk personen alle informatie kunnen lezen. Als iemand iets over een onderwerp zoekt, kunnen ze ook de nodige informatie vinden. 

Blog in plaats van E-mail

Een blog is een pagina waarop iemand regelmatig korte stukjes schrijft, bijvoorbeeld over wat hij heeft meegemaakt. Of hij geeft er zijn mening/advies over een onderwerp binnen zijn expertisegebied. Wil je je expertise of ervaringen delen met een groep mensen, overweeg dan een blog te schrijven op Connections in plaats van een e-mail te sturen. Binnen een community in Connections kun je een blog ook gebruiken voor bijvoorbeeld een gespreksverslag of een update over het project.

Collega’s kunnen reageren op jouw blog-items (stukjes) en jij kunt jouw reactie plaatsen bij blog-items van anderen. Hierdoor krijg je wellicht nieuwe inzichten en ideeën.

Ook zijn Blogs zeer geschikt voor het plaatsen van mededelingen, nieuws-items, en nieuwsbrieven, tips & trucs.

 

Voordelen Blogs t.o.v. Mail

• Informatie zoals nieuwtjes zijn tijds-onafhankelijk kunnen gelezen worden wanneer het voor de lezer actueel is, zonder dat de mailbox vol blijft stromen.
• Gedeelde expertise over bepaalde onderwerpen zijn altijd te vinden voor iedereen die er in geïnteresseerd is. Je hoeft niet na te denken voor wie de informatie van belang is, die verantwoordelijkheid ligt bij de lezer en niet bij de zender.
• Kennis blijft groeien door de aanvullingen/reacties van de lezers

Wiki in plaats van E-mail

Met een Wiki creëer je samen kennis. Als je samen met anderen aan informatie werkt die je niet hoeft op te leveren in een document (bijvoorbeeld Word of Excel), dan kun je ervoor kiezen om te werken in online Wiki-pagina’s. Deze workshop is ook gemaakt in een Wiki!

Voordelen van informatie in een Wiki

• Niemand hoeft bestanden eerst te downloaden om ze te kunnen lezen: de pagina kun je direct lezen!
• Niemand hoeft bestanden offline te bewerken en de wijzigingen weer te uploaden als nieuwe versie. Een Wiki maakt vanzelf een nieuwe versie na elke wijziging.
• Je hebt zelfs de mogelijkheid versies met elkaar te vergelijken en versies terug te zetten of te verwijderen.
• Elk lid kan een eigen Wiki-pagina maken waardoor elk lid bijvoorbeeld aan één hoofdstuk kan werken. Deze kunnen later met links aan elkaar verbonden worden.
• Van alle wijzigingen worden automatisch versies bijgehouden. Wanneer er fouten zijn gemaakt bij een wijziging kun je deze eenvoudig herstellen door een eerdere versie terug te plaatsen.
• Zoals bij alle tools in Connections, kun je een Wiki toevoegen aan een Community of een losse Wiki maken en delen met collega’s. De informatie in je Wiki is dan alleen toegankelijk voor die collega’s.
• Je kunt relevante tags toevoegen per pagina waardoor je de informatie goed vindbaar maakt.

Bestanden delen in plaats van e-mail

Werk je samen met collega's aan informatie die je moet opleveren in een Word- of Excel-document, dan worden de bestanden vaak over en weer gemaild. Zo kan er snel een versie-chaos ontstaan, waarbij de laatste informatie vaak alleen in een mailbox of in de eigen bestanden op de pc beschikbaar is, en (nog) niet voor de rest van de organisatie. Zo zou het kunnen gebeuren dat verschillende collega's binnen je organisatie aan dezelfde informatie werken, zonder dat ze dat van elkaar weten.

Wanneer je een bestand deelt in Connections (in Bestanden of in Bestanden in een Community) en deze met Tags goed vindbaar maakt, wordt de informatie toegankelijk voor anderen. Dan kunnen collega's deze bekijken, downloaden, en aanbevelen. Ook kunnen ze er vragen over stellen of commentaar geven door een reactie te plaatsen. Iedereen die het bestand in Connections mag wijzigen, kan de wijzigingen als nieuwe versie uploaden. Zo beschikt iedereen altijd over de meest recente versie.

Samenwerken in een activiteiten in plaats van e-mail

Een activiteit is uitermate geschikt om taken toe te wijzen en de voortgang van werkzaamheden te volgen. Bijvoorbeeld bij de volgende werkzaamheden is een Activiteit daarom een goed alternatief voor e-mail:

• het organiseren van een event
• het doorlopen van een installatieprocedure
• het schrijven van een project-document
• het proces voor het maken en versturen van een nieuwsbrief
• samenwerken aan een uitgebreid document

Alle taken en informatie komen dan op één plek samen en staan niet langer verspreid over verschillende e-mails.

Onderdelen van een activiteit:

• Secties: waarmee je de structuur van de activiteit kunt bepalen; bijvoorbeeld een project onderverdelen in fasen en binnen elke fase taken (actiepunten) toewijzen.
• Items: bevatten informatie over een onderwerp in het betreffende onderdeel (sectie) van de activiteit.
• Actiepunten: kun je toekennen aan personen (met einddatum) en kunnen worden afgevinkt door degene die de activiteit heeft toegewezen gekregen en door de eigenaar. Eigen actiepunten kun je in je IBM Notes agenda tonen.
• Reageren op en aanvullen van items en actiepunten.
• Zoals bij alle samenwerk middelen binnen Connections kun je een Activiteit toevoegen aan een Community of je kunt een losse Activiteit maken

Peek into User Adoption Strategies workshop @Silverside

At Silverside we hosted Michael Sampson's User Adoption Strategies workshop for the past three years, as an exclusive partner in the Netherlands.
This year we had two days full of attendees, from the Netherlands, and even Sweden!

I would like you to get a little peek inside this year's workshop, which was done with a combined total of 48 attendees from 26 different organistions.

Leading for the one-day workshop is his book 'User Adoption Strategies'. Apart from very interesting theory and real life examples from his research and consulting over the past years, there is a strong focus on sharing and learning from eachother. This is why, at the start attendees are asked to not sit next to their colleagues.

Especially during the assignments break-outs this turns out to be very valuable. At several points students are asked to reflect on a user adoption strategy, in varying groups.

Each assignment is around one of the four stages Michael talks about in his book and workshop:

1. Winning attention
2. Cultivating basic concepts
3. Enlivening Applicability
4. Making it real

For each stage Michael has some user adoption strategies that work best in that stage.

Groups are asked to reflect on the following for their specific chosen user adoption strategy.

Share and discuss your experiences of using the strategy at your work, including when it worked well and when it didn’t work so well. Choose one group member to report back on your discussion. You will have 5-6 minutes to report back. Reporting back should include:

• A quick overview of the strategy.
• Your positive experiences with using the strategy.
• Your warnings about using the strategy. 

I will share some of the discussions I overheard in some groups, around the first 3 stages:

Stage 1 ’Winning Attention’

Strategies for winning attention:

• Executive support
• Real-to-life scenarios
• Exemplar stories
• Roadshow
• Organization Chaos

I will talk about the first two strategies.

Strategy 'Executive Support'

 The group shares their experiences, sometimes from previous employers, on this strategy, or the absence of it. They all agree executive support should not be 'talking the talk' only, but much more preferable 'walk the walk'.
Some examples of this are a video Saxion did for one of their adoption programs, where managers of secretaries and PA's we're being addressed in a collective video by their manager personally. The managers would - all in their own way - declare their support for the program, and their time and energy spent.

Strategy 'Real-to-life scenarios'

The group strongly believes in this scenario. OMROn has used this quite a lot, particularly the scenario smarter meetings. Zorggroep Sint Maartenshares their program for home care nurses who were all involved in buidling their own work scenario. The used something like a whats-app group to be in contact with eachother in an easy way. Since home care nurses are always working privately at client's homes instead of a shared office, being able to share knowledge and experience in a SharePoint teamsiteis important for them.

Stage 2 ‘Cultivating basic concepts

Strategies for cultivating basic concepts:

• Classroom training 
• Web-based training 
• Pages on the intranet

 

 

 

 

 

 

 

 

These are the most commonly used strategies, in most organizations. They seem to be a quick and easy way to make great progress in user adoption, but are actually the least effective!

 

 

Stage 3 ‘Enlivening Applicability

Strategies for Enlivening Applicability:

• One to One Coaching
• Facilitated Group Re Imagining
• Embedded Champion
• Sandbox for Experimentation
• Easy First Steps
• Build It And They Will Come

 

 

 

 

I've listened in on the groups discussing the strategies 'Sandbox for experimentation', 'Facilitated group re-imagining' and 'Easy first steps'. 

 

Strategy 'Sandbox for experimentation'

The group compares the sandbox for experimentation to a Proof of Concept. Not surprisingly perhaps, considering the group exists of some IT folks. The key here is, that it is not something, as with a PoC, that is used for measuring success or a go/no go. What is important is that employees feel free to try out things, without the fear of polluting the live system.

Strategy 'Facilitated group re-imagining'

All people in the group agree on the importance of keeping an open mind in this strategy.It's about researching possible applicability for a group's actual work. Stimulating to look beyond the way they work now. Coaching in this strategy therefore should not be done with a clear and set goal in mind, but a free-form for the group to explore the possibilities of the new product for their work.
With relatively little effort the coach and the group charts their current work (the way we work now). Subsequently they collectively look at possibilities to do it differently, with the new system's functionality (the way we work new).
The group uses this strategy almost like SCRUM, to re-think their work.
One of the pitfalls in this strategy is that the group often wants to achieve a 100% perfect new way of work. Often the old way of working actually wasn't all that perfect. Rather than focussing on a perfect 100% score in the new way of working, it is much better to achive small steps of improvement. An imporvement of 50-70% using the new technology, is a good result, isn't it?

Strategy 'Easy First Steps'

An example is given by a group member where they started with a general training on the functionality of Office 365 / SharePoint online. And this was considered by all to be a complete waste of time. Later on I have been doing a 'Tiny habits' program with them, and also bi-weekly meetings to take on small assignments on particular functionality combined with a work scenario. Because you made a sort of contract with yourself to regularly practice a new behaviour, and reflect on it, you gradually started using functionality (in small steps), and got to experience how this could help you in your daily work.
The small assignments and the daily reminders to practice / do something in particular worked really well.