In Connections kun je kennis en ervaringen delen zonder e-mail. Hieronder staan een aantal toepassingen die je kunt inzetten waardoor je inbox een stuk leger en functioneler blijft.
Wat zijn de alternatieven voor samenwerken via e-mail?
Lees hieronder over de 5 alternatieven met gebruik van IBM Connections.
- Forumdiscussies en vraag en antwoord via forums
- Blog in plaats van E-mail
- Wiki in plaats van E-mail
- Bestanden delen in plaats van e-mail
- Samenwerken in een activiteiten in plaats van e-mail
Forumdiscussies en vraag en antwoord via forums
Op dit moment wordt nog regelmatig gebruik gemaakt van e-mail om meningen over een onderwerp te inventariseren of over een onderwerp te discussiëren. Het nadeel is dat dit veel e-mailverkeer genereert en dat soms onduidelijk is wie op wie reageert.
Je kunt echter ook meningen inventariseren en een discussie voeren op een Forum binnen Connections. Elk onderwerp heeft een eigen discussie waarin alle meningen overzichtelijk getoond worden. Als het een openbare discussie is kunnen meerdere collega’s meedenken en meediscussiëren. Zo word je wellicht verrast door waardevolle informatie van een collega die je nog niet kende of van een collega waarvan je niet wist dat hij expertise heeft over het onderwerp.
Een Forum kun je toevoegen aan een community of je kunt een los forum maken in Connections.
Voordelen van Forum i.p.v. Mail
Een vraag stellen via een forum heeft als voordeel dat iedereen die hem leest en het antwoord weet hem kan beantwoorden. Je bent dan niet afhankelijk van de ene persoon die de mail ontvangen heeft. Als de persoon die de vraag per mail het antwoord niet weet, moet ie doorgestuurd worden en wellicht nog een aantal keren. Dan uiteindelijk wordt de vraag beantwoord en blijft het antwoord bij de vraagsteller.
Het delen via een (openbaar) forum heeft als voordeel dat anderen, die wellicht een soortgelijke of identieke vraag hebben, niet opnieuw mailtjes naar afzonderlijke personen gestuurd worden, maar zij lezen zowel de vraag als het antwoord. Eventueel kunnen ze een aanvullende vraag stellen, of meerdere personen kunnen aanvullende antwoorden geven.
Het delen via een (openbaar) forum heeft als voordeel dat anderen, die wellicht een soortgelijke of identieke vraag hebben, niet opnieuw mailtjes naar afzonderlijke personen gestuurd worden, maar zij lezen zowel de vraag als het antwoord. Eventueel kunnen ze een aanvullende vraag stellen, of meerdere personen kunnen aanvullende antwoorden geven.
- Discussies blijven zichtbaar en iedereen houdt het overzicht wie op welke opmerking heeft gereageerd. Conclusies kunnen na verloop van de digitale discussie getrokken worden en deze kunnen gepubliceerd worden.
- Opgedane kennis gaat ook hier niet verloren.
- FAQ opbouwen. In een forum kun je op natuurlijke wijze een FAQ opbouwen, zonder dat iemand alle informatie uit de e-mail moet verzamelen en dan opnieuw (na het maken van een of meerdere bestanden) per mail gedeeld wordt.
- De vragen en antwoorden blijven zichtbaar voor iedereen, zolang het onderwerp actueel is.
TIPS
- Houdt het forum wel actueel en schoon af en toe de discussies op door deze samen te vatten of conclusies te delen en de reacties te verwijderen.
- De eigenaar van het Forum, kan de regie voeren en niet correcte antwoorden verwijderen.
- Maak het forum openbaar, zodat zoveel mogelijk personen alle informatie kunnen lezen. Als iemand iets over een onderwerp zoekt, kunnen ze ook de nodige informatie vinden.
Blog in plaats van E-mail
Een blog is een pagina waarop iemand regelmatig korte stukjes schrijft, bijvoorbeeld over wat hij heeft meegemaakt. Of hij geeft er zijn mening/advies over een onderwerp binnen zijn expertisegebied. Wil je je expertise of ervaringen delen met een groep mensen, overweeg dan een blog te schrijven op Connections in plaats van een e-mail te sturen. Binnen een community in Connections kun je een blog ook gebruiken voor bijvoorbeeld een gespreksverslag of een update over het project.
Collega’s kunnen reageren op jouw blog-items (stukjes) en jij kunt jouw reactie plaatsen bij blog-items van anderen. Hierdoor krijg je wellicht nieuwe inzichten en ideeën.
Ook zijn Blogs zeer geschikt voor het plaatsen van mededelingen, nieuws-items, en nieuwsbrieven, tips & trucs.
Voordelen Blogs t.o.v. Mail
- Informatie zoals nieuwtjes zijn tijds-onafhankelijk kunnen gelezen worden wanneer het voor de lezer actueel is, zonder dat de mailbox vol blijft stromen.
- Gedeelde expertise over bepaalde onderwerpen zijn altijd te vinden voor iedereen die er in geïnteresseerd is. Je hoeft niet na te denken voor wie de informatie van belang is, die verantwoordelijkheid ligt bij de lezer en niet bij de zender.
- Kennis blijft groeien door de aanvullingen/reacties van de lezers
Wiki in plaats van E-mail
Met een Wiki creëer je samen kennis. Als je samen met anderen aan informatie werkt die je niet hoeft op te leveren in een document (bijvoorbeeld Word of Excel), dan kun je ervoor kiezen om te werken in online Wiki-pagina’s. Deze workshop is ook gemaakt in een Wiki!
Voordelen van informatie in een Wiki
- Niemand hoeft bestanden eerst te downloaden om ze te kunnen lezen: de pagina kun je direct lezen!
- Niemand hoeft bestanden offline te bewerken en de wijzigingen weer te uploaden als nieuwe versie. Een Wiki maakt vanzelf een nieuwe versie na elke wijziging.
- Je hebt zelfs de mogelijkheid versies met elkaar te vergelijken en versies terug te zetten of te verwijderen.
- Elk lid kan een eigen Wiki-pagina maken waardoor elk lid bijvoorbeeld aan één hoofdstuk kan werken. Deze kunnen later met links aan elkaar verbonden worden.
- Van alle wijzigingen worden automatisch versies bijgehouden. Wanneer er fouten zijn gemaakt bij een wijziging kun je deze eenvoudig herstellen door een eerdere versie terug te plaatsen.
- Zoals bij alle tools in Connections, kun je een Wiki toevoegen aan een Community of een losse Wiki maken en delen met collega’s. De informatie in je Wiki is dan alleen toegankelijk voor die collega’s.
- Je kunt relevante tags toevoegen per pagina waardoor je de informatie goed vindbaar maakt.
Bestanden delen in plaats van e-mail
Werk je samen met collega's aan informatie die je moet opleveren in een Word- of Excel-document, dan worden de bestanden vaak over en weer gemaild. Zo kan er snel een versie-chaos ontstaan, waarbij de laatste informatie vaak alleen in een mailbox of in de eigen bestanden op de pc beschikbaar is, en (nog) niet voor de rest van de organisatie. Zo zou het kunnen gebeuren dat verschillende collega's binnen je organisatie aan dezelfde informatie werken, zonder dat ze dat van elkaar weten.
Wanneer je een bestand deelt in Connections (in Bestanden of in Bestanden in een Community) en deze met Tags goed vindbaar maakt, wordt de informatie toegankelijk voor anderen. Dan kunnen collega's deze bekijken, downloaden, en aanbevelen. Ook kunnen ze er vragen over stellen of commentaar geven door een reactie te plaatsen. Iedereen die het bestand in Connections mag wijzigen, kan de wijzigingen als nieuwe versie uploaden. Zo beschikt iedereen altijd over de meest recente versie.
Samenwerken in een activiteiten in plaats van e-mail
Een activiteit is uitermate geschikt om taken toe te wijzen en de voortgang van werkzaamheden te volgen. Bijvoorbeeld bij de volgende werkzaamheden is een Activiteit daarom een goed alternatief voor e-mail:
- het organiseren van een event
- het doorlopen van een installatieprocedure
- het schrijven van een project-document
- het proces voor het maken en versturen van een nieuwsbrief
- samenwerken aan een uitgebreid document
Alle taken en informatie komen dan op één plek samen en staan niet langer verspreid over verschillende e-mails.
Onderdelen van een activiteit:
- Secties: waarmee je de structuur van de activiteit kunt bepalen; bijvoorbeeld een project onderverdelen in fasen en binnen elke fase taken (actiepunten) toewijzen.
- Items: bevatten informatie over een onderwerp in het betreffende onderdeel (sectie) van de activiteit.
- Actiepunten: kun je toekennen aan personen (met einddatum) en kunnen worden afgevinkt door degene die de activiteit heeft toegewezen gekregen en door de eigenaar. Eigen actiepunten kun je in je IBM Notes agenda tonen.
- Reageren op en aanvullen van items en actiepunten.
- Zoals bij alle samenwerk middelen binnen Connections kun je een Activiteit toevoegen aan een Community of je kunt een losse Activiteit maken
